Door inschrijving voor Wintersport 2025 verklaart de deelnemer zich akkoord met de volgende voorwaarden. Een Engelse vertaling van deze voorwaarden is beschikbaar, waarbij de Nederlandse tekst in geval van verschillen of geschillen prevaleert.
Aanmelding
- Wintersport 2025 is een meerdaags evenement dat uitsluitend toegankelijk is voor ingeschreven VIA-leden en begunstigers, verder aangeduid als “deelnemers.”
- Er zijn 34 plaatsen beschikbaar, die worden toegewezen volgens het principe van 'first come, first served'. Deelnemers die zich aanmelden nadat alle plaatsen zijn vergeven, worden op een reservelijst geplaatst.
- Deelnemers op de reservelijst krijgen voorrang bij het vrijkomen van plaatsen in een later stadium. De volgorde op de reservelijst is gebaseerd op de datum en het tijdstip van aanmelding.
Betaling
- Een aanbetaling van €200,- dient uiterlijk op 23 november 2024 te zijn voldaan. Bij niet-betaling vervalt de inschrijving en wordt de plaats toegekend aan de volgende persoon op de reservelijst.
- Het resterende bedrag dient uiterlijk op 20 december 2024 voldaan te zijn. Indien deze betaling niet tijdig wordt ontvangen, wordt de inschrijving geannuleerd, waarbij de betalingsverplichting blijft bestaan. Een persoonlijke betaallink wordt verstrekt in de bevestigingsmail. Voor vragen kan er contact opgenomen worden via wintersport@svia.nl.
- Tot 20 december 2024 is annuleren met restitutie mogelijk. Na deze datum is restitutie uitgesloten.
Annulering
- Annulering met terugbetaling van de aanbetaling en het resterende bedrag is mogelijk tot 20 december 2024, mits de plaats kan worden opgevuld door een deelnemer van de reservelijst of een vervanger aangewezen door de deelnemer. Na deze datum zijn de inschrijvingen definitief en kan er geen wisseling van deelnemer meer plaatsvinden.
- Bij annulering van de gehele reis streeft de wintersportcommissie, in samenwerking met Stichting VER, naar een volledige restitutie. Indien dit niet haalbaar blijkt, wordt een voucher verstrekt.
Gedragsregels
- De Wintersportcommissie, aangesteld door VIA, draagt de verantwoordelijkheid voor de organisatie van Wintersport 2025, welke uitgevoerd wordt door Skiland BV. Alle deelnemers dienen nauwgezet de instructies van zowel de commissie als de Skiland-crew op te volgen. Bij ernstige overtredingen kan onmiddellijke uitsluiting volgen, waarbij de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor de organisatie en kosten van de terugreis naar Nederland.
- Bij afwezigheid zonder voorafgaande melding behoudt de wintersportcommissie het recht om kosten op de betreffende deelnemer te verhalen. Een no-show clausule kan worden toegepast, waarbij extra kosten tot maximaal €100,- in rekening worden gebracht.
- Deelnemers zijn verplicht om op de afgesproken tijden en locaties aanwezig te zijn. Bij te laat arriveren en het missen van gezamenlijk vervoer dient de deelnemer zelf voor vervoer en kosten zorg te dragen. Laatkomers worden niet opgewacht.
- Het meenemen of gebruiken van soft- en/of harddrugs tijdens Wintersport 2025 is strikt verboden. Overtreding leidt tot directe uitsluiting, waarbij de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor de terugreis en bijbehorende kosten. De wintersportcommissie behoudt zich het recht voor om gemaakte kosten, inclusief de no-show clausule, op de deelnemer te verhalen.
- Door inschrijving bevestigt de deelnemer deelname aan alle subactiviteiten van het evenement. Bij afwezigheid zonder geldige reden kan uitsluiting volgen, waarbij de deelnemer verantwoordelijk is voor de terugreis en kosten worden verhaald.
- Alle deelnemers dienen zich te houden aan de lokale wet- en regelgeving van de bestemming. Overtreding leidt tot directe uitsluiting, waarbij de deelnemer zelf verantwoordelijk is voor de terugreis en kosten. Eventuele gemaakte kosten, inclusief de no-show clausule, kunnen worden verhaald.
- De wintersportcommissie behoudt zich het recht voor om een deelnemer zonder opgave van redenen uit te sluiten bij ongepast gedrag, zowel voorafgaand aan als tijdens het evenement. Bij uitsluiting worden gemaakte kosten, inclusief de no-show clausule, verhaald.
Aansprakelijkheid
- De wintersportcommissie en Stichting VER streven naar een goed verloop van Wintersport 2025, maar zijn niet aansprakelijk voor verlies of schade aan persoonlijke eigendommen, noch voor fysiek of geestelijk letsel dat ontstaat tijdens de reis.
Verwerking van Persoonsgegevens
- Voor de organisatie van Wintersport 2025 worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
- Telefoonnummer, adresgegevens, geboortedatum en geslacht: voor inschrijving en contact tijdens de reis.
- Kledingmaat, type sport, niveau, gewicht, lengte en schoenmaat: voor het reserveren van geschikte materialen.
- Noodnummer: voor contact in geval van nood.
- Deze gegevens worden na afloop van het evenement verwijderd, tenzij wettelijk anders vereist.
Delen van Gegevens met Derden
- Voor de uitvoering van Wintersport 2025 worden persoonsgegevens gedeeld met de reisorganisatie Skiland Skikampen conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Na afloop zal de wintersportcommissie de reisorganisatie verzoeken deze gegevens te vernietigen. Zie voor de privacyovereenkomst van Skiland Skikampen: https://www.skikamp.nl/privacy-statement/.
Fotografie en Publicatie
- Tijdens Wintersport 2025 kunnen er foto’s worden gemaakt door de fotocommissie, die uitsluitend binnen de vereniging worden gepubliceerd op de website of gebruikt voor promotie. Bij bezwaar kan dit kenbaar worden gemaakt aan de fotocommissie.